Noção da metodologia 5S
A metodologia 5S é comparada à educação infantil ou o abecedário da Gestão para Resultados.
Ela é responsável por trazer à tona todos os sensos necessários ao combate de desperdícios.
Erro de associação
Muitas vezes quando falamos na implantação do 5S nas empresas a primeira ligação que as pessoas fazem é associar o assunto com limpeza. Isso é um erro fatal e tem sido um fator impeditivo para o sucesso desta poderosa ferramenta de gestão.
O senso de limpeza é apenas um dos cinco sensos de quais precisamos utilizar para executarmos nosso trabalho pensando na perpetuidade do negócio.
O Ciclo dos Sensos
O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa.
São eles: Senso de utilização, Senso de organização, Senso de limpeza, Senso de padronização (saúde) e Senso de disciplina.
Foco da metodologia: Combate incansável ao desperdício
O foco da metodologia é o combate aos desperdícios nos locais de trabalho e estes desperdícios podem vir de várias formas. Deve-se implantar os ciclos de auditorias acrescentando a cada avaliação desperdícios detectados.
O grande desafio é sair do mundo automático que vivemos no dia a dia e começar a usar as mãos para AGIR, a cabeça para PENSAR e o coração para SENTIR, por meio da metodologia 5S.
Temos que apontar a metodologia para atingir o alvo que nesse caso é todo e qualquer desperdício.
Formas de Desperdício
Desperdício de Superprodução
Processar mais ou antes do que necessário:
Exemplo:
- Comprar itens antes de serem necessários
- Executar procedimento ou imprimir um documento antes de uma análise prévia
Desperdício de Movimentação
Movimentos desnecessários de pessoas para cumprir a tarefa:
Exemplo:
- Colaborador precisando andar para buscar um relatório ou documento
- Colaborador precisa buscar arquivo em várias subpastas
- Várias idas dos colaboradores até determinado setor
- Departamentos dispersos em uma empresa (layout)
- Caminhadas para tirar cópia, fax, etc...
Desperdício de Estoque
Mais suprimentos ou itens no processo do que o necessário:
Exemplo:
- Mesas lotadas de relatórios
- Mais material de produção do que o necessário
- Excesso de utilização ou subutilização de planilhas
- Produtos mantidos após virarem obsoletos
Desperdício de Transporte
Movimentos desnecessários de materiais (não pessoas):
Exemplo:
- Layouts inadequados fazendo que os materiais e produtos circulem mais do que necessário
- Esforço perdido em movimentações desnecessárias
Tempo de Espera
Itens ou pessoas esperando no processo:
Exemplo:
- Pessoas esperando por informações, reuniões, assinaturas, o retorno de uma ligação e assim por diante
- Documentos esperando por assinatura
- Novos funcionários esperando por treinamento
- Quedas de sistemas
Má utilização do Capital Humano
Não utilizar completamente a capacidade das pessoas:
Exemplo:
- Pessoas tratadas como robôs pelos líderes
- Não envolver as pessoas nos processos de melhorias
- Não dar a correta atribuição ou orientação as pessoas
- Trabalho desigual (não balancear carga)
Defeitos ou Erros
Todo o erro que leva a um retrabalho:
Exemplo:
- Erros de processos manuais
- Nome do cliente impresso errado no pedido
- Digitação errada
- Erro de produção
Superprocessamento
Esforços que não agregam valor ao cliente:
Exemplo:
- Etapas redundantes no processo
- Excesso de checagem nos processos
- Solicitações de clientes não definidas ou claras
- Tecnologia inadequada
Fortalecer a metodologia
Algumas formas de fortalecer a metodologia 5S são:
- Criar um Comitê que manterá vivo o conceito do 5S
- Divulgar informes conceituais pela empresa
- Apoio e comprometimento da alta direção
- Definir de data do Dia da Bermuda
(Promover um multirão organizado, buscando melhorar o próprio ambiente de trabalho desenvolvendo ações de descarte, limpeza e ordenação nos locais de trabalho).
- Realizar auditorias para verificar a manutenção do 5S
- Avaliar resultados obtidos
- Apresentar os resultados para a alta direção
- Apresentar para toda a empresa as áreas que se destacaram.
O bom funcionamento da metodologia 5'S depende de TODOS, cada um fazendo a sua parte alcançaremos uma Gestão focada em Resultados.
Por: Jefferson Oliveira
Consultor de Resultados na Consultoria CG
http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/a-metodologia-5s-na-gestao-para-resultados/99076/